Já myslim, že tu sou dvě základní možnosti, jak to pojmout - fungují dost rozdílně a vykreslují trochu jiné pojetí věci (světa, příběhu), takže bys měl asi s hráčema probrat, co by jim vyhovovalo.
První možnost je jednoduší a to je že se metaherně prostě domluvíte, že jako chcete skupinu držet pohromadě a pokaždý si dáte downtime a řeknete si jak zhruba dlouhej by postavy chtěly. Hráči si řeknou, co v downtime dělají a vyhodnotí se to tak, jak si dohodnete, s tím, že pokud někdo řekne "hej, já vlastně nic moc na práci nemám, tak já se flákám dál za dobrodruhovánim", tak se v základu předpokládá, že jako nějak dobrodruhoval, ale ve skutečnosti na nic moc zásadního nenarazil a řešil nějaké sice možná dramatické, ale vedlejší záležitosti (jeho downtime se vyhodnotí stejně, jako jakýkoliv jiný).
Hodnocení činností v downtime lze odvyprávět nebo ho lze v některých pravidlech i vyjádřit systémově (třeba ve WoD jsme řekli, že činnost v downtime odpovídá X expům za měsíc downtime - tuším, že jsme nějak zakázali za to kupovat vysoké skilly, ale docela příjemně se to investovalo do věcí jako výroba magic itemů, zvyšování meritů jako bohatství, kontakty, spojenci atp.)
Tahle možnost se hodí když prostě chcete jen prokreslit postavy víc do hloubky, ale v podstatě dál hrát "klasicky".
Druhá možnost je, že svět pokračuje vesele dál. Dobrodružství skončí, postavy se nějak rozejdou, později se někde někdy něco stane a hráči řeknou "jo, mojí postavu to zajímá, řekne 'papa' rodině, panství svěří svému pobočníkovi a de na to" nebo řeknou "hej, mojí postavu tohle asi nebere, udělám si pro tenhle quest jinou". Někteří hráči tak skončí s několika rotujícími postavami.
Tady se efektivita downtime obvykle řídí tím, aby postavy v downtime rostly obdobně postavám na scéně (aby rotace postav nezpůsobovala disproporce ve skupině), ale to je otázka systému (u DnD to je docela potřeba, u pomalejc nebo průběžně expovacích her se dá žít i bez toho a říct, že postavy mimo scénu rostou pomalejc - u Exalted sou třeba rozdíly u už aspoň trochu pokročilých postav skutečně výrazně cítit až po třeba 100 expech, což je třeba i 20 her, do té doby to bývá zkousnutelné). Efektivně to, že postavy mimo scénu rostou stejně rychle, až tak moc nevadí - hráči co drží míň postav jsou docela dobře odměněni tím, že hrají postavy, které se mnohem víc prokreslily přímo "na scéně" všem před očima a mají většinou hlubší insight do dlouhodobých témat.
Tahle možnost nabídne o něco bohatší svět, ale zase tam přijdeš o tu úplně stabilní skupinu.
Osobně tohle ve svých hrách většinou moc řešit nepotřebuju - hraju většinou buď hodně akční věci s trochou filmové logiky (typu Star Wars atp.) kde prostě postavy jsou ty magoři co pořád padaj do nějakýho průšvihu a maximálně sme občas dali downtime když sme potřebovali dořešit minoritní témata ve hře co se nahromadila, nebo hraju naopak "lokálky" kde se postavy flákají na jednom místě, které nějak žije a jsou průběžně zapojené do více záležitostí, které se více nebo méně proplétají a klidně se stane, že třeba v rámci jedné session různé postavy řeší různé věci a jen se při tom "potkávají pocestě".
Obecně pak když dáváme downtime tak hrajeme většinou dvě varianty: stylizační (ok, ubíhá nějaký čas, co ste dělali), kde nasáváme nástřely obsahu do dalšího dění (je to např. možnost aby hráč představil svojí rodinu která se pak dá vytáhnout jako NPCčka atp.) nebo máme procedurální downtime kdy postavy "skutečně" něco dělají, ale je to moc detailní, rozbředlé atp. než aby se to hrálo jako celek a to si pak vyhodnocujeme - buď jednorázově jako celek (hodem co určí výsledek) nebo jako sérii scén co v nějakém konfliktu nebo interakci shrnou dění a činnost se vyhodnotí jako souhrn výsledků těhle scén (obvykle tak od dvou do pěti).
Např. když sme hráli Technokracii tak se moje postava rozhodla, že už má plné zuby toho, že jako parta agentů celosvětové konspirace fungují ve městě jak banda vetřelců a že si vytvoří nějaké politické kontakty a páky - popsal jsem, jak na to jde (sem tam úplateček, sem tam podpora volební kampaně, flákání se po různých oslavách a setkáních ve správných klubech), vypravěč mi do toho popsal opozici (obchodní konkurenty mojí firmy, co nám sloužila jako zástěrka) a nějaké problémy (trochu pokažená reputace z jedné akce), odehráli jsme si tři scény, kdy sem se s těmito vyrovnával a pak jsme zhodnotili, jak moc se mi to povedlo (jak dobré allies sem si na místní radnici získal). Celé to bylo třeba na 20 minut hry, v mezičase si další hráč popsal, jak tvoří fůzní reaktor (to byl ten druhý typ snahy - prostě to popsal a jednorázově se vyhodnotilo, jak to dopadlo) a třetí hráč co neměl nic na práci využil příležitost a svůj čas věnoval pár scénám kdy popsal "everyday business as usual" v naší konspirační buňce (tj. co vlastně my a naši agenti děláme, kdy se zrovna nic kritického neděje).